ਏ ਤੋਂ ਜ਼ੈਡ ਤੱਕ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਦਾ ਰੱਖ-ਰਖਾਓ

ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਅਤੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕਰਮਚਾਰੀ ਸੇਵਾ ਦੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀ ਸਿੱਧੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਹੈ. ਪੁਨਰਗਠਨ, ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਵਿਭਾਗ ਲਈ ਪੁਰਾਣੇ ਜਾਂ ਹੋਰ ਵਿਕਲਪਾਂ ਨੂੰ ਬਦਲਣ ਲਈ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਨਵੇਂ ਕੰਮ ਕਰਨ ਦੇ ਮੁੱਖ ਮੁੱਦਿਆਂ ਨੂੰ ਜਾਣਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ: ਸਿਖਲਾਈ ਅਤੇ ਸਟਾਫ਼ ਦੀ ਭਾਲ, ਰਿਸੈਪਸ਼ਨ, ਟਰਾਂਸਫਰ ਅਤੇ ਬਰਖਾਸਤ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਨਾਲ ਨਾਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੇ ਆਰਚੀਵ ਅਤੇ ਆਨਲਾਇਨ ਭੰਡਾਰਨ ਦੋਨਾਂ ਦੇ ਨਿਯਮ.

ਫਰਮ ਸਥਿਰਤਾ ਦੇ ਆਧਾਰ ਦੇ ਤੌਰ ਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਦੇ ਸਮਰੱਥ ਸੰਗਠਨ

ਕਿਸੇ ਵੀ ਸੰਸਥਾ ਵਿਚ, ਮਲਕੀਅਤ ਦੇ ਫਾਰਮ ਦੀ ਪਰਵਾਹ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ, ਕਰਮਚਾਰੀ ਹੁੰਦੇ ਹਨ. ਫੰਕਸ਼ਨ ਅਤੇ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਦੇ ਪੱਧਰ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ, ਇਹ ਆਕਾਰ ਅਤੇ ਰਚਨਾ ਵਿਚ ਵੱਖਰਾ ਹੈ. ਐਚ.ਆਰ. ਵਿਭਾਗ ਦਾ ਕਾਰਜ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ ਹੈ ਕਿ ਸਾਰੇ ਮੁੱਦਿਆਂ ਅਤੇ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਜਿੰਨੀ ਜਲਦੀ ਸੰਭਵ ਹੋਵੇ ਅਤੇ ਅਯੋਗਤਾ ਨਾਲ ਹੱਲ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕੇ.

ਸੰਗਠਨ ਦਾ ਸਥਾਈ ਕੰਮ ਸਿੱਧਾ ਆਪਣੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦਾ ਹੈ. ਕਰਮਚਾਰੀ ਸੇਵਾ ਦਾ ਪਹਿਲਾ ਕੰਮ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀ ਯੋਗ ਅਤੇ ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਚੋਣ ਹੈ, ਕਾਨੂੰਨ ਅਨੁਸਾਰ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਦੀ ਸਾਂਭ ਸੰਭਾਲ ਅਤੇ ਪੁਰਾਲੇਖ ਲਈ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਪਹੁੰਚ. ਇਹ ਕਿਸੇ ਵੀ ਐਂਟਰਪ੍ਰਾਈਸ ਦੇ ਸਥਾਈ ਕਾਰਵਾਈ ਲਈ ਆਧਾਰ ਹੈ.

ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਨ ਲਈ ਅਮਲਾ ਸਿਖਲਾਈ

ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਬਾਰੇ ਹਦਾਇਤ ਸਪੱਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਮਾਹਿਰਾਂ ਲਈ ਪੇਸ਼ਾਵਰ ਸਿਖਲਾਈ ਦੀ ਲੋੜ ਦਰਸਾਉਂਦੀ ਹੈ. ਪਰ, ਅਭਿਆਸ ਵਿੱਚ, ਅਕਸਰ ਲੋੜੀਦਾ ਪ੍ਰੋਫਾਈਲ ਦੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀ ਸਿਖਲਾਈ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਸਮੱਸਿਆ ਹੁੰਦੀ ਹੈ.

ਉੱਚ ਅਤੇ ਸੈਕੰਡਰੀ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਵਿਦਿਅਕ ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਅਜਿਹੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਨਾਲ "ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਪ੍ਰਬੰਧਨ" ਦੇ ਤੌਰ ਤੇ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਨਹੀਂ ਕਰਦੀਆਂ. ਸਿਖਲਾਈ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਮੌਕੇ' ਤੇ ਜਾਂ ਪ੍ਰੋਫਾਈਲ ਕੋਰਸ 'ਤੇ ਹੁੰਦੀ ਹੈ. ਕਿਸੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਸਿੱਧੇ ਕੰਮ ਦੀ ਥਾਂ 'ਤੇ ਸਲਾਹ ਦੇਣ ਨਾਲ ਵੀ ਸਿਖਾਇਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ.

ਐਚ.ਆਰ. ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਸਿਖਲਾਈ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਤਰੀਕਿਆਂ ਨਾਲ ਸੁਝਾਅ ਦਿੰਦਾ ਹੈ:

• ਦੂਜੀ ਉਚ ਸਿੱਖਿਆ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਪੁਨਰ ਸਿਖਲਾਈ;
• ਕਿਸੇ ਸਬੰਧਤ ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਉੱਚ ਸਿੱਖਿਆ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਾ, ਉਦਾਹਰਣ ਲਈ, "ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਪ੍ਰਬੰਧਨ", "ਜੁਰਸਪ੍ਰੁਡੈਂਸ", "ਕਰਮਚਾਰੀ ਪ੍ਰਬੰਧਨ", "ਜਾਣਕਾਰੀ ਸੁਰੱਖਿਆ";
• ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਲੰਬੀ ਮਿਆਦ ਦੇ ਕੋਰਸ (ਘੱਟੋ ਘੱਟ ਤਿੰਨ ਮਹੀਨੇ) ਤੇ ਸਿਖਲਾਈ, ਪ੍ਰੀਖਿਆ ਤੋਂ ਬਾਅਦ;
• ਹੁਨਰਾਂ ਦੀ ਅਗਲੀ ਨਿਯਮਤ ਅੱਪਗਰੇਡ ਦੇ ਨਾਲ ਵਿਹਾਰਕ ਕੰਮ.

ਕਰਮਚਾਰੀ ਸੇਵਾਵਾਂ ਦੇ ਕੰਮ ਨੂੰ ਨਿਯਮਤ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਆਮ ਦਸਤਾਵੇਜ਼

ਕਰਮਚਾਰੀ ਵਿਭਾਗ ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਦੀ ਸਰਗਰਮੀ ਵਰਤਮਾਨ ਕਿਰਿਆਵਾਂ ਅਤੇ ਅੰਦਰੂਨੀ ਰੈਗੂਲੇਟਰੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦੀ ਹੈ. ਇਹ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਵੱਡੀ ਗਿਣਤੀ ਵਿੱਚ ਨਿੱਜੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੇ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਨ ਦੀ ਸੂਝ ਨਾਲ ਸੰਬੰਧਿਤ ਹੈ, ਜੋ ਅਕਸਰ ਗੁਪਤ ਹੁੰਦੇ ਹਨ.

ਕਰਮਚਾਰੀ ਸੇਵਾ ਵਿਚ ਦਫਤਰ ਦਾ ਕੰਮ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਕੰਮਾਂ ਦੁਆਰਾ ਨਿਯੰਤ੍ਰਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ:

• ਸੰਵਿਧਾਨ, ਸਿਵਲ ਅਤੇ ਲੇਬਰ ਕੋਡ, ਅਤੇ ਕ੍ਰਿਮੀਨਲ ਅਤੇ ਫੈਮਲੀ ਕੋਡ;
• ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਨ ਸੰਬੰਧੀ ਮਾਮਲਿਆਂ ਵਿਚ ਸੰਸਥਾ ਦੇ ਪ੍ਰੋਫਾਈਲ ਵਿਚ ਵਿਧਾਨਿਕ ਕਾਰਵਾਈ;
• ਸਥਾਨਕ ਮਹੱਤਤਾ ਦੇ ਆਮ ਕੰਮ;
• ਫੈਡਰਲ ਪੱਧਰ ਤੇ ਕਈ ਕਲਾਸੀਫਾਈਰ, ਨਿਯਮ ਅਤੇ ਨਿਯਮ;
• ਇੰਟਰਨਲ ਰੈਗੂਲੇਟਰੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਬਾਰੇ ਹਦਾਇਤ;
• ਆਦੇਸ਼ ਅਤੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਦੇ ਹੁਕਮ

ਕਰਮਚਾਰੀ ਸੇਵਾ ਦੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਆਦਰਸ਼ ਕਾਰਜਾਂ ਦੀਆਂ ਤਜਵੀਜ਼ਾਂ ਦੀ ਸਖਤੀ ਨਾਲ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨ ਲਈ ਮਜਬੂਰ ਹੈ ਅਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਉੱਪਰ, ਲੇਬਰ ਕੋਡ.

ਖੋਜ ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼

ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਦੀ ਸਾਂਭ ਸੰਭਾਲ ਖੋਜ ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਡਿਜ਼ਾਇਨ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ. ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਨਵੇਂ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਲੱਭਣ ਲਈ ਵਿਕਲਪਾਂ ਨੂੰ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਨਾ ਪਵੇਗਾ. ਇਨ੍ਹਾਂ 'ਚ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਵਿਚਾਰ ਹਨ:

• ਏਜੰਸੀਆਂ ਅਤੇ ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਦਫਤਰਾਂ;
• ਰਾਜ ਦੀ ਨੌਕਰੀ ਦੀ ਸੇਵਾ ;
• ਨੌਕਰੀ ਮੇਲੇ;
• ਵਿਦਿਅਕ ਸੰਸਥਾਵਾਂ;
• ਵੱਖ ਵੱਖ ਸਰੋਤਾਂ ਤੇ ਪੋਸਟਾਂ ਅਤੇ ਸੰਖੇਪਾਂ ਲਈ ਪੋਸਟ ਬੋਰਡ;
• ਹੋਰ ਸੰਸਥਾਵਾਂ;
• ਦੋਸਤ ਅਤੇ ਜਾਣੂ

ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਲੱਭਣ ਦੇ ਸਾਰੇ ਵਿਕਲਪਾਂ ਦੀਆਂ ਆਪਣੀਆਂ ਯੋਗਤਾਵਾਂ ਅਤੇ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਹਨ, ਕਰਮਚਾਰੀ ਵਿਭਾਗ ਦੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਖਾਲੀ ਥਾਂ ਨੂੰ ਬੰਦ ਕਰਨ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਮੌਕਿਆਂ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ.

ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਬਿਨੈਕਾਰ ਮਿਲਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਉਸ ਨਾਲ ਇੰਟਰਵਿਊ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ. ਇਹ ਜਾਣਨਾ ਉਚਿਤ ਹੈ ਕਿ ਉਸਦੇ ਕੋਰਸ ਦਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀਕਰਨ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ: ਇਸ ਲਈ ਭਰਤੀ ਜਾਂ ਇਨਕਾਰ ਕਰਨ ਬਾਰੇ ਇਕ ਨਿਰਣਾਤ ਫ਼ੈਸਲਾ ਕਰਨਾ ਸੌਖਾ ਹੈ. ਬਾਅਦ ਦੇ ਮਾਮਲੇ ਵਿੱਚ, ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਪੰਜ ਕਾਰਜਕਾਰੀ ਦਿਨਾਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਲਿਖਤੀ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਸੂਚਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ. ਜੇ ਬਿਨੈਕਾਰ ਖਾਲੀ ਪੋਜੀਸ਼ਨ ਲਈ ਢੁਕਵਾਂ ਹੈ, ਤਾਂ ਉਸ ਨੂੰ ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. ਇਸ ਤੋਂ ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਕਰਮਚਾਰੀ ਲਈ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦਾ ਡਿਜ਼ਾਇਨ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ.

ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਦੀ ਰਜਿਸਟਰੇਸ਼ਨ ਦੇ ਪੜਾਅ:

• ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਦਾ ਸਿੱਟਾ;
• ਦਾਖਲੇ ਦੇ ਆਰਡਰ ਦਾ ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਨ;
• ਨਵੇਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਜਾਂ ਉਸ ਦੀ ਸੰਸਥਾ ਦੇ ਕਾਰਜ ਪੁਸਤਕ ਵਿੱਚ ਦਾਖਲਾ;
• ਕਿਸੇ ਨਿੱਜੀ ਕਾਰਡ ਦੀ ਰਜਿਸਟਰੇਸ਼ਨ;
• ਜੇ ਸੰਸਥਾ ਵਿਚ ਇਹ ਸਵੀਕਾਰ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ - ਨਿੱਜੀ ਕਾਰੋਬਾਰ ਦੀ ਸਥਾਪਨਾ;
• ਮੁਲਾਜ਼ਮ ਦੁਆਰਾ ਅੰਦਰੂਨੀ ਨਿਯਮਾਂ ਅਤੇ ਹਿਦਾਇਤਾਂ ਨੂੰ ਜਾਣਨਾ ਅਤੇ ਹਸਤਾਖਰ ਕਰਨਾ

ਸਟਾਫ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ (ਨਿੱਜੀ ਕਾਰਡ, ਸਟਾਫ ਸੂਚੀ)

ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਸਾਂਭ-ਸੰਭਾਲ ਲਈ ਲੇਖਾ ਰਿਕਾਰਡ ਦੇ ਲਾਜ਼ਮੀ ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਖਾਸ ਕਰਕੇ, ਸਟਾਫਿੰਗ ਅਤੇ ਨਿੱਜੀ ਕਾਰਡ. ਇਹ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਮਾਲਕੀਅਤ ਦੇ ਸਾਰੇ ਰੂਪਾਂ ਦੇ ਸੰਗਠਨਾਂ ਲਈ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹਨ.

ਸਟਾਫਿੰਗ ਅਤੇ ਨੰਬਰ ਢੁਕਵੇਂ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਸੰਗਠਨ ਦੀਆਂ ਜ਼ਰੂਰਤਾਂ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. ਇਸ ਵਿਚ ਸਾਰੀਆਂ ਅਹੁਦਿਆਂ ਦੇ ਨਾਂ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ, ਇਸ ਮਿਆਦ ਲਈ ਖਾਲੀ ਥਾਵਾਂ ਦੀ ਗਿਣਤੀ ਦਰਸਾਉਂਦੀ ਹੈ.

ਨਿੱਜੀ ਕਾਰਡ ਇਕਸਾਰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹਨ ਜਿਹੜੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਕੰਮ ਗਤੀਵਿਧੀ ਅਤੇ ਨਿੱਜੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਬਾਰੇ ਸੰਖੇਪ ਜਾਣਕਾਰੀ ਰੱਖਦੇ ਹਨ. ਉਹ ਸਖਤ ਲੇਖਾ ਜੋਖਾ ਅਤੇ ਸਪੈਸ਼ਲ ਸਟੋਰੇਜ ਦੀਆਂ ਸਥਿਤੀਆਂ ਦੇ ਅਧੀਨ ਹਨ, ਉਨ੍ਹਾਂ ਸਥਾਨਾਂ ਵਿੱਚ ਜੋ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਵਿਗਾੜ ਅਤੇ ਚੋਰੀ ਨੂੰ ਰੋਕਦੇ ਹਨ.

ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ, ਅੰਤਰ ਅਤੇ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਫੀਚਰ ਲਈ ਆਰਡਰ

ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਕੰਮ ਵਿਚ ਆਮ ਵਰਕਫਲੋ ਮੁੱਖ ਤੌਰ ਤੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਦੇ ਆਦੇਸ਼ਾਂ ਅਤੇ ਆਦੇਸ਼ਾਂ ਵਿਚ ਪ੍ਰਗਟ ਹੁੰਦਾ ਹੈ. ਇਹ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਪੂਰੇ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਅਤੇ ਪੂਰੇ ਸਟਾਫ ਦੋਵੇਂ ਦੇ ਤੌਰ ਤੇ ਚਿੰਤਾ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ. ਉਹ ਡਿਜ਼ਾਇਨ ਅਤੇ ਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਜਾਣ-ਪਛਾਣ ਦੇ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਵਿੱਚ ਭਿੰਨ ਹੁੰਦੇ ਹਨ.

ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਨਾਲ ਖਾਸ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਦੇ ਸਬੰਧ ਵਿਚ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਆਰਡਰ ਅਤੇ ਆਦੇਸ਼ ਇਕਸਾਰ ਰੂਪ ਹਨ. ਉਹ ਸਾਰੇ ਦਿਲਚਸਪੀ ਰੱਖਣ ਵਾਲੇ ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਨਾਲ ਇੱਕ ਲਾਜ਼ਮੀ ਸਮਝੌਤੇ ਅਤੇ ਇੱਕ ਰਸੀਦ ਦੇ ਨਾਲ ਮੁਲਾਜ਼ਮ ਦੀ ਜਾਣ-ਪਛਾਣ ਦੇ ਅਧੀਨ ਹਨ. ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਆਦੇਸ਼ਾਂ ਦੀਆਂ ਕਾਪੀਆਂ ਨਿੱਜੀ ਫਾਈਲਾਂ ਵਿੱਚ ਸਟੋਰ ਕੀਤੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਅਤੇ ਵੱਖਰੀਆਂ ਫ਼ੋਲਡਰਾਂ ਵਿੱਚ ਅਸਲ ਹਨ.

ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣ ਵਾਲੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਤੇ ਰਸਾਲੇ, ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ ਅਤੇ ਸਟੋਰੇਜ ਦੇ ਨਿਯਮ

ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਗਤੀ ਲਈ ਲੇਖਾ ਜੋਖਾ ਕਰਨ ਲਈ, ਕਰਮਚਾਰੀ ਸੇਵਾ ਵਿਚ ਕਲੈਰਿਕੀ ਕੰਮ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਰਸਾਲੇ ਦੇ ਰੱਖ ਰਖਾਵ ਨੂੰ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ. ਇਹ ਇੱਕ ਬਹੁ-ਪੇਜ ਫਾਰਮੈਟ ਦੇ ਸਾਰਹੀਣ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹਨ, ਜਿਆਦਾਤਰ ਯੂਨੀਫਾਈਡ. ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਉਹ ਵੱਡੇ ਨੋਟਬੁੱਕਾਂ ਵਿੱਚ ਦਿੱਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਜਾਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਸਟੋਰਾਂ ਵਿੱਚ ਖਰੀਦਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ.

ਕਰਮਚਾਰੀ ਜਰਨਲਜ਼ ਦੀਆਂ ਕਿਸਮਾਂ:

• ਅੰਦਰੂਨੀ ਅਤੇ ਬਾਹਰ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ, ਅੱਖਰਾਂ ਸਮੇਤ;
• ਆਰਡਰ ਦੀ ਰਜਿਸਟਰੇਸ਼ਨ;
• ਆਧਿਕਾਰਿਕ ਬਿਜਨਸ 'ਤੇ ਮੁਲਾਜ਼ਮਾਂ ਦੇ ਆਉਣ ਅਤੇ ਜਾਣ ਦੀ ਰਜਿਸਟਰੇਸ਼ਨ;
• ਅਰਜ਼ੀਆਂ ਦੀ ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ, ਬੇਨਤੀਆਂ, ਸੂਚਨਾਵਾਂ, ਸਰਕਾਰੀ ਅਤੇ ਸੇਵਾ ਨੋਟ;
• ਵਰਕਬੁੱਕਾਂ ਦੇ ਫਾਰਮਾਂ ਦੀ ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ, ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਸੰਮਿਲਤ;
• ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸਟਾਫ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੇ ਅਕਾਊਂਟਿੰਗ ਅੰਦੋਲਨਾਂ ਦੀਆਂ ਕਿਤਾਬਾਂ ਆਦਿ.

ਸਾਰੇ ਲੋਗਾਂ ਨੂੰ ਸੀਵੰਦ ਅਤੇ ਸੀਲ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਸ਼ੀਟਾਂ ਦੀ ਗਿਣਤੀ ਕੀਤੀ ਗਈ ਹੈ. ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਸਾਰੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਤੋਂ ਵੱਖ ਰੱਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. ਇਹ ਕਿਸੇ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਜਾਂ ਖਾਸ ਮੰਤਰੀ ਮੰਡਲ ਵਿੱਚ ਫਾਇਦੇਮੰਦ ਹੁੰਦਾ ਹੈ.

ਨਿੱਜੀ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਸਾਂਭਣ ਅਤੇ ਸਟੋਰ ਕਰਨ ਦੀਆਂ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ

ਨਿੱਜੀ ਮਾਮਲਿਆਂ ਨੂੰ ਕਰਨਾ ਲਾਜ਼ਮੀ ਨਹੀਂ ਹੈ ਹਾਲਾਂਕਿ, ਬਹੁਤੇ ਸੰਗਠਨਾਂ ਇੱਕ ਰੂਪ ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਇਕੱਠੇ ਕਰਦੇ ਹਨ. ਬੇਸ਼ਕ, ਇੱਕ ਫੋਲਡਰ ਵਿੱਚ ਇਹ ਜ਼ਿਆਦਾ ਸੁਵਿਧਾਜਨਕ ਹੈ.

ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਫਾਈਲ ਕਰਮਚਾਰੀ ਬਾਰੇ ਇਕ ਨਿੱਜੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੀ ਇੱਕ ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਹੈ, ਇਕੱਠੀ ਕੀਤੀ ਗਈ ਹੈ ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਬਣਾਈ ਗਈ ਹੈ. ਇਸ ਵਿਚ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਅਤੇ ਕਾਪੀਆਂ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ:

• ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਆਦੇਸ਼ਾਂ ਦੀਆਂ ਕਾਪੀਆਂ;
• ਕਥਨ ਦੀਆਂ ਕਾਪੀਆਂ;
• ਪਛਾਣ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀਆਂ ਕਾਪੀਆਂ, ਯੋਗਤਾਵਾਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨਾ, ਸਿੱਖਿਆ, ਲਾਭ ਅਤੇ ਵਿਆਹੁਤਾ ਸਥਿਤੀ;
• ਪ੍ਰਸ਼ਨਾਵਲੀ;
• ਲੱਛਣ ਅਤੇ ਸਮੀਖਿਆ;
• ਹਵਾਲੇ, ਆਦਿ.

ਨਿੱਜੀ ਫਾਈਲਾਂ ਵਿੱਚ ਨਿੱਜੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ, ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਹੋਰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਤੋਂ ਦੂਰ ਰੱਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਉਨ੍ਹਾਂ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਸਿਰਫ਼ ਸਖ਼ਤੀ ਨਾਲ ਅਧਿਕਾਰੀਆਂ ਦੀ ਸੀਮਤ ਗਿਣਤੀ ਤੱਕ ਸੀਮਿਤ ਹੈ. ਸਟਾਫ ਦੀ ਬਰਖਾਸਤਗੀ ਨਾਲ, ਨਿੱਜੀ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਆਰਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ ਸਟੋਰੇਜ ਲਈ ਸੌਂਪਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ.

ਰਜਿਸਟਰੇਸ਼ਨ ਦੇ ਨਿਯਮ, ਸਟੋਰੇਜ ਅਤੇ ਕਿਰਤ ਬੁੱਕ ਦੇ ਮੁੱਦੇ, ਅਤੇ ਨਾਲ ਹੀ ਸੰਮਿਲਿਤ

ਸਾਰੇ ਸੰਗਠਨਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਸਟਾਫ ਲਈ ਕੰਮ ਦੀਆਂ ਕਿਤਾਬਾਂ ਦਾ ਆਯੋਜਨ ਕਰਨ ਲਈ ਮਜਬੂਰ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਸਿਵਾਏ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਇਕੋ ਸਮੇਂ ਹੀ ਸਵੀਕਾਰ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ. ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਰਿਸੈਪਸ਼ਨ ਤੇ ਮਾਲਕ ਨੂੰ ਸੁਤੰਤਰ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸ਼ੁੱਧ ਰੂਪ ਮਿਲਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਵਿਚ ਪਹਿਲਾ ਰਿਕਾਰਡ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ. ਮੁਖ ਪੰਨੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਸੰਬੰਧ ਵਿਚ ਸੰਬੰਧਿਤ ਡੇਟਾ ਨਾਲ ਭਰਿਆ ਹੁੰਦਾ ਹੈ. ਇਸਦੇ ਬਾਅਦ, ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਸਾਰਥਕਤਾ ਨੂੰ ਨਜ਼ਰਅੰਦਾਜ਼ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਸਮੇਂ ਤੇ ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਕਰਨਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ.

ਮੁੱਖ ਭਾਗ ਦਾ ਕੰਮ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਕੰਮ ਅਤੇ ਸਮਾਜਿਕ ਗਤੀਵਿਧੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੁਆਰਾ, ਸਥਾਈ ਅਨੁਵਾਦਾਂ ਦੀ ਸਵੀਕ੍ਰਿਤੀ ਅਤੇ ਬਰਖਾਸਤਗੀ ਦੁਆਰਾ ਬਣਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ. ਸਾਰੀਆਂ ਇੰਦਰਾਜਾਂ ਆਮ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਗਿਣੀਆਂ ਗਈਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਆਰਡਰ ਦੇ ਆਧਾਰ ਤੇ ਦਰਜ ਕੀਤੀਆਂ ਗਈਆਂ ਹਨ. ਬਰਖਾਸਤਗੀ ਦੇ ਨੋਟਿਸ ਦੇ ਨਾਲ ਸੰਗਠਨ ਦੀ ਮੁਹਰ ਅਤੇ ਸਿਰ ਦੇ ਹਸਤਾਖਰ ਦੀ ਛਾਪ ਹੈ.

ਵਰਕਬੁੱਕ ਵਿਚਲੇ ਇੰਦਰਾਜ਼ ਹੱਥ ਨਾਲ ਬਣਦੇ ਹਨ, ਇਕ ਨੀਲੇ ਬੁਲਪੰਪ ਨਾਲ, ਸਪਸ਼ਟ ਅਤੇ ਸਮਝਣਯੋਗ ਲਿਖਤ. ਘੜੀ ਗਈ ਡੇਟਾ ਦੀ ਸਾਰਥਕਤਾ ਅਤੇ ਭਰੋਸੇਯੋਗਤਾ ਤੇ ਨਜ਼ਰ ਮਾਰੋ ਜੇਕਰ ਇਹ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਠੀਕ ਕਰਨ ਲਈ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਨਾਲ ਇਕ ਲਾਈਨ ਅਤੇ ਅਪਡੇਟ ਕੀਤੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨਾਲ ਪਾਰ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. ਇਹ ਕਾਰਵਾਈ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ ਸਿਰ ਦੇ ਹਸਤਾਖਰ ਅਤੇ ਸੀਲ ਦੁਆਰਾ ਪੁਸ਼ਟੀ.

ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਵਿਚ ਹੋਰ ਦਸਤਾਵੇਜਾਂ ਤੋਂ ਲੇਅਰ ਬੁੱਕਸ ਵੱਖਰੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸਟੋਰ ਕਰੋ. ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਅਥੌਰਿਟੀਆਂ ਦੇ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਰੈਜੋਲੂਸ਼ਨ ਦੇ ਬਿਨਾਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਜਾਂ ਤੀਜੇ ਪੱਖਾਂ ਦੇ ਹੱਥ ਦੇਣ ਲਈ ਮਨਾਹੀ ਹੈ.

ਕਰਮਚਾਰੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੇ ਕੰਮਕਾਜ ਅਤੇ ਆਰਕਾਈਵ ਭੰਡਾਰ ਦੀਆਂ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ

ਕਰਮਚਾਰੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਸਟੋਰੇਜ ਨੂੰ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਮਹੱਤਵ ਨਾਲ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ. ਉਨ੍ਹਾਂ ਵਿਚ ਨਿੱਜੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਉਹ ਗੁਪਤ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ. ਅਜਿਹੇ ਡਾਟਾ ਅਣਅਧਿਕਾਰਤ ਖੁਲਾਸੇ ਦੇ ਅਧੀਨ ਨਹੀ ਹੈ ਨਹੀਂ ਤਾਂ, ਸਟਾਫ ਅਤੇ ਸੰਗਠਨ ਦੇ ਮੁਖੀ ਨੂੰ ਜੁਰਮਾਨਾ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ.

ਕਰਮਚਾਰੀ ਸੇਵਾ ਵਿਚ ਸਟਾਫ ਦੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਸਹੀ ਸਟੋਰੇਜ ਦੇ ਸੰਗਠਨ ਲਈ ਇਹ ਇਕ ਵੱਖਰੇ ਕਮਰੇ ਦਾ ਹੋਣਾ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ. ਇਸਦੇ ਲਈ ਪ੍ਰਵੇਸ਼ ਦੁਆਰ ਇੱਕ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਅਲਾਰਮ ਦੇ ਨਾਲ ਇੱਕ ਮੈਟਲ ਦੇ ਦਰਵਾਜ਼ੇ ਨਾਲ ਲੈਸ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ.

ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਮੈਟਲ ਅਲਮਾਰੀਆ ਜਾਂ ਸਫਾਈ ਵਿੱਚ ਸਟੋਰ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. ਸੂਰਜ ਦੀ ਰੌਸ਼ਨੀ ਅਤੇ ਧੂੜ ਦੇ ਨਾਲ ਨਾਲ ਤਾਪਮਾਨ ਦੇ ਅੰਤਰ ਅਤੇ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਨਮੀ ਦੇ ਐਕਸਪੋਰਰ ਤੋਂ ਬਚੋ. ਇਹ ਸਾਧਾਰਣ ਕਿਰਿਆਵਾਂ ਨਿੱਜੀ ਡਾਟਾ ਰੱਖਣ ਵਿੱਚ ਸਹਾਇਤਾ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ.